Ter uma equipe de atendimento capacitada para realizar seu serviço com responsabilidade é tão importante quanto saber gerir com eficiência as demais áreas de seu negócio, a forma como a equipe de frente se relaciona com o cliente pode influenciar a receita da sua empresa, por isso, este setor precisa estar apto a agir com profissionalismo, cordialidade e demonstrar capacidade para resolver problemas.
Se você entende a importância de ter uma equipe de atendimento que seja capacitada, mas ainda não sabe como prepará-la, fique atento às dicas a seguir:
1 – Invista em Treinamento:
É importante que os integrantes da sua equipe de atendimento “vistam a camisa” da empresa. Caso contrário eles poderão passar uma ideia errada para o cliente, e isso será prejudicial ao seu negócio. Para que isso não aconteça toda a sua equipe deverá receber o treinamento adequado, a fim de que a empresa lhes seja apresentada.
O integrante da equipe deve não apenas conhecer, mas também ser convidado a participar da cultura organizacional da sua empresa, pois assim saberão como lidar com o ambiente proposto a eles. Ele deve também conhecer a missão, visão e valores que regem a empresa, para que seja capaz de agir de acordo com os objetivos estabelecidos.
2 – Esclareça a Padronização de Processos:
Além de estar imerso na cultura organizacional, é importante que o setor de atendimento tenha conhecimento dos processos padronizados que conduzem o negócio. Processos padronizados, uniformizados e bem sequenciados, ajudam bastante a melhorar o atendimento. Eles servem para que as rotinas sejam bem definidas, de forma que nenhum procedimento seja negligenciado.
É imprescindível que a equipe conheça também os processos internos estabelecidos dentro da sua área, como por exemplo: a rotina de serviços específicos; a organização de documentos; organização da agenda; entre outros. Manter estes hábitos é importante para a agilidade e eficiência do atendimento, bem como para a supervisão das tarefas realizadas. Manter a padronização de processos fará com que o atendimento enxergue o funcionamento de cada setor e saiba qual é o seu papel dentro do processo.
3 – Apresente o perfil do cliente:
Atualmente o cliente tem buscado ser atendido por empresas que lhe tratem de maneira personalizada, que o compreenda não apenas como “mais um”, mas o vejam de maneira pessoal. Por isso, a sua equipe de atendimento precisa conhecer o perfil dos clientes que procuram o seu negócio.
Conhecendo o perfil, o atendimento poderá se aproximar do cliente oferecendo uma abordagem personalizada, capaz de facilitar o engajamento e ter assim, maior assertividade. É através deste relacionamento próximo, que se conhece os hábitos dos clientes e torna-se possível direcionar as ofertas, promoções, etc.
4 – Valorize o atendimento humanizado:
O atendimento humanizado está diretamente relaciona ao “novo” perfil de clientes que preferem ser tratados de maneira pessoal. Comece pelo simples ‘Bom dia’, mostre-se atento à história do seu cliente, tire todas as dúvidas com paciência, etc. Com atenção e cuidado o resultado tende à satisfação.
Dicas como esta farão com que a equipe de atendimento da sua empresa esteja preparada para realizar o seu trabalho de forma eficiente, tendo uma postura profissional, que demonstre tanto o conhecimento a respeito daquilo que é oferecido ao cliente, como a preocupação em proporcional um ambiente de relacionamento agradável.
